學生在高中時期，需要發送電子郵件的機會可能不太高。但是當你愈來愈接近大學申請、實習或就業階段，你就會發現自己需要經常發電子郵件與他人聯繫，無論是老師、大學教授、公司主管、大學招生委員還是面試官等，撰寫電子郵件的時候需要注意哪些事情呢？
為什麼高中生需要學習發送電子郵件？
就像我們在開頭提到，隨著愈來愈接近大學申請、實習或進入職場，發送電子郵件的機率將愈來愈多，你將與各式各樣的人聯繫，所以你必須知道電子郵件的格式與禮儀，才不會貽笑大方。
發送電子郵件需要注意的事情很多，以下我們分享 10 個小技巧，希望對你有幫助。
1. 使用正式的電子郵件地址
如果你是第一次申請電子郵件帳號，或者是之前有申請，但是帳號名稱打得很奇怪，那麼我們會建議申請一個正式一點的帳號。
怎麼樣算正式的帳號？怎麼樣算不正式的帳號？請看以下範例：
基本上可以這樣說：有你的名字或相關資訊的，就算是正式帳號；名字以外那些用興趣、亂碼來取的帳號，都不是正式的帳號。
使用正式的電子郵件地址，除了可以明確辨識寄件者身分外，也是對收信人的一種尊重。另外，如果是取亂碼，對方很有可能會把它視為垃圾郵件而封鎖，那麼你就失去與對方聯絡的機會了。
2. 主旨簡單扼要
根據統計，多數人在瀏覽電子郵件時，打開信件與否的重要關鍵之一就是「信件主旨」，也就是說如果主旨取得好、清楚扼要表明這封信的來由，那麼收信者通常比較會開啟瀏覽。
因此在撰寫信件主旨的時候，請使用簡單 3-5 個詞來表明自己的目的，但是也不要寫「你可能會需要這個」或是「這封信很重要」等句子，讓收件者自己去猜測到底發生什麼事，因為這也可能造成反效果，讓他們把信件丟到垃圾桶中。
以下是幾組好的與壞的主旨範例：
- 好：Class 101: [Name] Grade Change Request
- 壞：FIX MY GRADE NOW!!!!!!
- 好：Request for meeting on Oct. 10
- 壞：You have to meet this student
- 好：[Name] [Job Name] Request
- 壞：Please hire me, I’m a very smart student
由於大家每天都有大量的電子郵件要收，他們沒有時間處理那些看起來就不專業，或者是不禮貌的主旨。如果你希望自己的信件被對方閱讀，那麼請保持主旨簡潔清晰，並使用正確的大小寫和標點符號。
3. 使用正確的稱呼
信件的開頭，通常都會先稱呼或問候對方，例如”Hi Alex”, “Dear Amy”等等。如果對方有專門的職稱，那就需要加上稱謂，例如某某教授、某某博士、某某主管、某某老闆等。
另外，在稱呼對方的時候，請確保使用他們的全名，不要使用縮寫或暱稱，除非他們在信件中已經明確告知他們自己的稱呼是什麼。
如果你只有電子郵件地址，但不知道對方怎麼稱呼，在這樣的情況下，最常見的開頭是”To Whom It May Concern”。
4. 不要亂用字體與字型
電子郵件內容通常會使用編輯器編輯，這意謂著你可以自由設定字體和字型，但是我們不建議你這樣做。一封正式的電子郵件，字體多半會選用 Times New Roman、Arial 或 Calibri，字型大小則會在 10-12 左右，顏色為黑色。如果你真的不知道要選用哪種字體，最簡單的方式就是維持初始設定不要改動。
5. 開頭請先自我介紹
如果你要寫信給完全不認識你的人，那麼開頭請先做個簡單的自我介紹，包含你是誰、從哪裡看到收件者的郵件地址，以及寫這封信的目的，讓收件人先有個心理準備。
以下是好的與壞的自我介紹範例：
- 好：I hope this email finds you well. My name is Alex Wang, and I am a current Senior at [high school name]. I am emailing to see if there are any job openings for high school students at your company.
- 壞：Hi there. My name is Alex Wang, and I want a job at your company.
6. 內容不要太冗長
撰寫電子郵件內文時，也要注意不要寫太多篇幅。就像我們前面說的，每個人都有自己的事情要處理，沒辦法花太多時間看一篇像是文章的信件，所以你該做的就是簡單說明信件目的，讓對方清楚了解並能夠快速回復。
但這並不表示你的信件為求簡短，就放棄了開頭跟結尾，這裡的重點是希望你用精闢的文字講出信件目的，而不是在寫小說或流水帳，真正的細節會到通話或見面時才詳細討論。
7. 謹慎使用標點符號
如果你撰寫的是一封正式的電子郵件，那麼請注意標點符號的用法。一般而言，除了逗號、據點及問號外，請盡量避免使用驚嘆號；如果真的非不得已需要使用驚嘆號，那麼也請使用一個就好，不要像這樣 → !!!!!!!
使用驚嘆號除了會表示情緒外，過多的驚嘆號也容易讓人產生不專業或不成熟的想法，即使你並沒有這樣的意思。如果你希望被認真對待，你就應該改掉頻繁使用驚嘆號的習慣。
8. 設定簽名檔
我們建議學生可以設置一個信件專屬的簽名檔，它所包含的資訊如下：
- 結語：常見被使用的詞有 Sincerely, Best regards, Best, Best wishes 等
- 寄件人姓名
- 聯絡資訊：例如電子郵件地址、電話號碼、通訊軟體聯繫方式等
9. 發送電子郵件之前，請再仔細檢查 2-3 次
在發送電子郵件之前，你必須知道信件送出去後就無法收回，所以請務必再多讀幾次，確認內容、語法、拼字及標點符號都沒有使用錯誤，否則送出後才發現自己打錯內容是非常尷尬且丟臉的一件事。
10. 發送電子郵件後的追蹤
在寄出電子郵件後，假如收件者是已經知道你要寄信給他，那麼可以打電話或傳訊息通知他們信件已寄出，請注意查收；如果收件者是不認識的人，並且信件寄出後一個禮拜內都沒有回復你，那麼你可以考慮再發一封信件做提醒，但是頻率不要太高，以免讓對方感覺有壓力。
