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高中生電子郵件禮儀:完整攻略

學生在高中時期,需要發送電子郵件的機會可能不太高。但是當你愈來愈接近大學申請、實習或就業階段,你就會發現自己需要經常發電子郵件與他人聯繫,無論是老師、大學教授、公司主管、大學招生委員還是面試官等,撰寫電子郵件的時候需要注意哪些事情呢?


為什麼高中生需要學習發送電子郵件?

就像我們在開頭提到,隨著愈來愈接近大學申請、實習或進入職場,發送電子郵件的機率將愈來愈多,你將與各式各樣的人聯繫,所以你必須知道電子郵件的格式與禮儀,才不會貽笑大方。

發送電子郵件需要注意的事情很多,以下我們分享 10 個小技巧,希望對你有幫助。


1. 使用正式的電子郵件地址

如果你是第一次申請電子郵件帳號,或者是之前有申請,但是帳號名稱打得很奇怪,那麼我們會建議申請一個正式一點的帳號。

怎麼樣算正式的帳號?怎麼樣算不正式的帳號?請看以下範例:

  • 正式:alexwang@example.com / alex.tw@example.com
  • 不正式:partyboy123@example.com / 2jdirhwk5h6@example.com

基本上可以這樣說:有你的名字或相關資訊的,就算是正式帳號;名字以外那些用興趣、亂碼來取的帳號,都不是正式的帳號。

使用正式的電子郵件地址,除了可以明確辨識寄件者身分外,也是對收信人的一種尊重。另外,如果是取亂碼,對方很有可能會把它視為垃圾郵件而封鎖,那麼你就失去與對方聯絡的機會了。


2. 主旨簡單扼要

根據統計,多數人在瀏覽電子郵件時,打開信件與否的重要關鍵之一就是「信件主旨」,也就是說如果主旨取得好、清楚扼要表明這封信的來由,那麼收信者通常比較會開啟瀏覽。

因此在撰寫信件主旨的時候,請使用簡單 3-5 個詞來表明自己的目的,但是也不要寫「你可能會需要這個」或是「這封信很重要」等句子,讓收件者自己去猜測到底發生什麼事,因為這也可能造成反效果,讓他們把信件丟到垃圾桶中。

以下是幾組好的與壞的主旨範例:

  • 好:Class 101: [Name] Grade Change Request
  • 壞:FIX MY GRADE NOW!!!!!!
  • 好:Request for meeting on Oct. 10
  • 壞:You have to meet this student
  • 好:[Name] [Job Name] Request
  • 壞:Please hire me, I’m a very smart student

由於大家每天都有大量的電子郵件要收,他們沒有時間處理那些看起來就不專業,或者是不禮貌的主旨。如果你希望自己的信件被對方閱讀,那麼請保持主旨簡潔清晰,並使用正確的大小寫和標點符號。


3. 使用正確的稱呼

信件的開頭,通常都會先稱呼或問候對方,例如”Hi Alex”, “Dear Amy”等等。如果對方有專門的職稱,那就需要加上稱謂,例如某某教授、某某博士、某某主管、某某老闆等。

另外,在稱呼對方的時候,請確保使用他們的全名,不要使用縮寫或暱稱,除非他們在信件中已經明確告知他們自己的稱呼是什麼。

如果你只有電子郵件地址,但不知道對方怎麼稱呼,在這樣的情況下,最常見的開頭是”To Whom It May Concern”。


4. 不要亂用字體與字型

電子郵件內容通常會使用編輯器編輯,這意謂著你可以自由設定字體和字型,但是我們不建議你這樣做。一封正式的電子郵件,字體多半會選用 Times New Roman、Arial 或 Calibri,字型大小則會在 10-12 左右,顏色為黑色。如果你真的不知道要選用哪種字體,最簡單的方式就是維持初始設定不要改動。


5. 開頭請先自我介紹

如果你要寫信給完全不認識你的人,那麼開頭請先做個簡單的自我介紹,包含你是誰、從哪裡看到收件者的郵件地址,以及寫這封信的目的,讓收件人先有個心理準備。

以下是好的與壞的自我介紹範例:

  • 好:I hope this email finds you well. My name is Alex Wang, and I am a current Senior at [high school name]. I am emailing to see if there are any job openings for high school students at your company.
  • 壞:Hi there. My name is Alex Wang, and I want a job at your company.

6. 內容不要太冗長

撰寫電子郵件內文時,也要注意不要寫太多篇幅。就像我們前面說的,每個人都有自己的事情要處理,沒辦法花太多時間看一篇像是文章的信件,所以你該做的就是簡單說明信件目的,讓對方清楚了解並能夠快速回復。

但這並不表示你的信件為求簡短,就放棄了開頭跟結尾,這裡的重點是希望你用精闢的文字講出信件目的,而不是在寫小說或流水帳,真正的細節會到通話或見面時才詳細討論。


7. 謹慎使用標點符號

如果你撰寫的是一封正式的電子郵件,那麼請注意標點符號的用法。一般而言,除了逗號、據點及問號外,請盡量避免使用驚嘆號;如果真的非不得已需要使用驚嘆號,那麼也請使用一個就好,不要像這樣 → !!!!!!!

使用驚嘆號除了會表示情緒外,過多的驚嘆號也容易讓人產生不專業或不成熟的想法,即使你並沒有這樣的意思。如果你希望被認真對待,你就應該改掉頻繁使用驚嘆號的習慣。


8. 設定簽名檔

我們建議學生可以設置一個信件專屬的簽名檔,它所包含的資訊如下:

  • 結語:常見被使用的詞有 Sincerely, Best regards, Best, Best wishes 等
  • 寄件人姓名
  • 聯絡資訊:例如電子郵件地址、電話號碼、通訊軟體聯繫方式等

9. 發送電子郵件之前,請再仔細檢查 2-3 次

在發送電子郵件之前,你必須知道信件送出去後就無法收回,所以請務必再多讀幾次,確認內容、語法、拼字及標點符號都沒有使用錯誤,否則送出後才發現自己打錯內容是非常尷尬且丟臉的一件事。


10. 發送電子郵件後的追蹤

在寄出電子郵件後,假如收件者是已經知道你要寄信給他,那麼可以打電話或傳訊息通知他們信件已寄出,請注意查收;如果收件者是不認識的人,並且信件寄出後一個禮拜內都沒有回復你,那麼你可以考慮再發一封信件做提醒,但是頻率不要太高,以免讓對方感覺有壓力。


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